Tijdelijke vacature directie-assistent (m/v)

SEZO staat voor Maatschappelijke Dienstverlening in stadsdeel Nieuw-West in Amsterdam met Algemeen Maatschappelijk Werk, Sociaal Raadslieden en Schuldhulpverlening als kernactiviteiten. Vrouw en Vaart is het Emancipatiecentrum van SEZO voor vrouwen, Daadkr8 is het mannencentrum. SEZO geeft uitvoering aan de Speel-o-theken in Amsterdam Nieuw-West en biedt informatie, advies en ondersteuning.

 Onze waarden zijn:

  • SEZO start vanuit een basis van vertrouwen en respect;
  • SEZO gaat uit van mogelijkheden;
  • SEZO werkt doelmatig en doelgericht;
  • SEZO stelt telkens de vraag: Heeft de inwoner van Nieuw-West er baat bij?

In verband met ondersteuning van de directeur-bestuurder zoekt SEZO per direct een:

Tijdelijke Directie-Assistent(e) m/v

(In verband met afwezigheid van de huidige ondersteuning, in ieder geval 24 uur per week, verspreid over 4 dagen)

De taken waar de directie-assistent zich mee bezig zal gaan houden zijn:

  • Correspondentie, telefonie, verslagen, samenvattingen en notities opstellen en verwerken.
  • Beheert de digitale agenda en mailbox van de directeur
  • Stelt zelfstandig correspondentie op en verwerkt correspondentie en andere bescheiden van inhoudelijke aard aan de hand van summiere aanwijzingen;
  • Notuleert bijeenkomsten, maakt verslagen en/of samenvattingen en neemt die acties die nodig zijn om de voortgang van de gemaakte afspraken te bewerkstelligen;
  • Bereidt (beleid)notities voor door het ordenen, selecteren en bewerken en verwerken van relevant materiaal;
  • Beoordeelt inkomende post/stukken, waaronder e-mails, op het belang van overleg of besluitvorming en handelt waar mogelijk deze post/stukken af.
  • Filtert telefonische gesprekken voor directie en handelt waar nodig.
  • Werkprocessen faciliteren
  • Organiseert en voert het secretariaat van bestuurs-/directievergaderingen, Managementteam-vergaderingen en de Raad van Toezicht alsmede secretariaten van commissies, overleg- en werkgroepen;
  • Beheert en bewaakt de agenda van de directie;
  • Beheert en bewaakt de actie- en besluitenlijst van het Management Team, fungeert als het geweten van het Management Team en durft daarnaar te handelen.
  • Biedt administratieve en procedurele ondersteuning bij de uitvoering van besluiten. Bereidt besluiten voor, eventueel in samenwerking met anderen en verzorgt informatie hieromtrent;
  • Ontvangt bezoekers;
  • Fungeert als eerste aanspreekpunt van leidinggevenden/ directie ten behoeve van in- en externe relaties;
  • Neemt deel aan werkoverleg.

 Profiel van de functie

Kennis

  • HBO werk- en denkniveau;
  • Werkervaring in soortgelijke positie
  • Kennis van de toepassing van relevante applicaties en automatiseringspakketten zoals Outlook, Powerpoint, Excel en Word.

Specifieke functiekenmerken

  • Analytisch vermogen;
  • Proactief meedenkend met directeur-bestuurder en management.
  • Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid voor het communiceren op alle niveaus en het geven van werkopdrachten;
  • Ordelijkheid en nauwkeurigheid voor het op de juiste wijze verwerken van een diversiteit aan gegevens;
  • Stressbestendigheid in verband met de werkzaamheden die onder tijdsdruk staan en waarbij verstoring een rol kan spelen;
  • Organisatorische vaardigheden voor het organiseren van het werk binnen de afdeling en/of het organiseren van bijeenkomsten et cetera;
  • Integriteit bij het verwerken van vertrouwelijke gegevens, zoals financiële en persoonsgegevens;
  • Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
  • Representatief
  • Gevoel voor humor en het vermogen te relativeren.
  • Bereid om in voorkomende gevallen in de avonduren te werken.

Inschaling functie

Voor de functie is de CAO Sociaal Werk van toepassing. Inschaling zal plaatsvinden in salarisschaal 6 volgens de CAO Sociaal Werk.

Dit is een tijdelijke functie in verband met ziekte van de directie-assistente. Het gaat om een functie voor 24 uur per week, verspreid over 4 dagen. Werktijden in overleg.

De vacature is zowel intern als extern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid heeft intern voorrang.

Je kunt solliciteren door uiterlijk 25 augustus as. een e-mail met je motivatie en CV te sturen naar Dagmar den Ouden, HR Adviseur. Bij haar kun je ook terecht voor toelichting, en andere vragen via telefoonnummer 06-23697488. De sollicitatiegesprekken worden gepland in week 35.

Acquisitie naar aanleiding van deze aankondiging wordt niet op prijs gesteld. Soms komt het voor dat een functie onderweg verandert. Aan bovenstaande beschrijving kunnen dan ook geen rechten worden ontleend.