Privacyverklaring

Privacyverklaring

Dit is de Privacyverklaring van SEZO. SEZO biedt in Amsterdam Nieuw-West Algemeen Maatschappelijk Werk, Wijkzorg en Sociaal Juridische Dienstverlening.
SEZO verzorgt tevens Emancipatiecentrum Vrouw en Vaart, Mannencentrum Daadkr8, de spelinlopen en speluitleen, het programma Buurtsportcoaches in Nieuw-West en Opvoedadvies in Aalsmeer en Amstelveen. Deze Privacyverklaring betreft alle activiteiten en websites van SEZO.

Persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor een goede en juiste dienstverlening door SEZO. Daarom verwerkt SEZO – voor zover nodig – gegevens van haar cliënten, medewerkers, vrijwilligers en stagiaires. Iedereen heeft recht op privacy en ook recht op informatie over die verwerking van zijn gegevens.

SEZO vindt de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens van groot belang. Iedereen mag er dan ook op vertrouwen dat SEZO zijn gegevens met de nodige zorg verwerkt en beveiligt en zich bij haar dienstverlening houdt aan wet- en regelgeving.

Deze Privacyverklaring staat ook op de websites van SEZO. Voor medewerkers, vrijwilligers en stagiaires maakt deze Privacyverklaring deel uit van de overeenkomsten met die personen. Kijk altijd op de website sezo.nl of er een nieuwe versie is uitgebracht. Aan SEZO toevertrouwde persoonsgegevens zijn onze zorg en verantwoordelijkheid. Raadpleeg, indien van toepassing, ook het klachtenreglement van SEZO. Neem voor vragen over deze Privacyverklaring contact op met SEZO.

Deze Privacyverklaring dateert van mei 2018.

Waarom heeft SEZO een Privacyverklaring?

In deze Privacyverklaring vertellen wij hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan; welke gegevens wij van u verwerken, met welk doel, wie uw gegevens mag inzien, hoe wij uw gegevens bewaren, aan wie wij uw gegevens doorgeven en welke invloed u daarop zelf kunt uitoefenen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon. U kunt daarbij denken aan: naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en medische en financiële gegevens. Dit soort gegevens krijgen wij als u een formulier invult, ons een brief of e-mail stuurt of met ons belt maar ook als u onze websites bezoekt.

Wanneer uw persoonsgegevens door uzelf of door iemand anders met ons worden gedeeld, verwerken wij die gegevens. Met verwerken bedoelen we onder meer: het verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen en gebruiken van gegevens en het verstrekken van gegevens aan derde personen.

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij van u (op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde manier) verwerken in het kader van onze dienstverlening.

Van wie verwerkt SEZO persoonsgegevens?

Van alle personen met wie wij contact hebben of die onze websites bezoeken kunnen wij persoonsgegevens verwerken. Dit zijn onder meer onze cliënten, medewerkers, vrijwilligers en stagiaires.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens is Stichting SEZO, gevestigd aan Ottho Heldringstraat 5, 1066 AZ Amsterdam. De verantwoordelijke is degene die formeel-juridisch beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze.

Waarvoor gebruikt SEZO uw persoonsgegevens?

Wij mogen alleen persoonsgegevens van u verwerken, als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben. De wettelijke grondslagen voor het verwerken van uw persoonsgegevens zijn onder meer:
 uw toestemming;
 het feit dat de verwerking van uw gegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst; en
 het feit dat de verwerking van uw gegevens noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen.

Wij verwerken uw persoonsgegevens ten behoeve van een doelmatige bedrijfsvoering, in het bijzonder:

• het onderhouden van contact met u voor het uitvoeren van onze dienstverlening of om uw vraag te beantwoorden;
• het aangaan van een dienstverleningsovereenkomst met u;
• u te helpen bij uw hulpverleningsvraag;
• het afhandelen van uw betaling;
• het verzenden van een nieuwsbrief of een passend activiteitenaanbod;
• het verbeteren van onze websites;
• declaraties bij onze opdrachtgevers, en
• anonieme rapportages voor onze opdrachtgevers als onderdeel van de subsidiebeschikking.

SEZO verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn om de eerder genoemde doeleinden te kunnen bereiken. De persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor die doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

Hoe gaat SEZO met uw persoonsgegevens om?

Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk, zo gaan wij met uw persoonsgegevens om. Hoe we dat doen, staat beschreven in ons privacybeleid.

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens

De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat de wet wordt nageleefd.

Wanneer u denkt dat SEZO uw persoonsgegevens niet of onvoldoende beschermt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de AP. De contactgegevens van de AP zijn:
De Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag
Tel: 0900-2001201

Veiligheid

Om uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen, treffen wij de nodige technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• het hanteren van een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• het pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• het beveiligen de ICT infrastructuur met up-to-date software;
• het maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• het delen van gegevens via een beveiligde verbinding;
• het anonimiseren van IP-adressen volgens de handleiding Autoriteit Persoonsgegevens;
• het informeren van onze medewerkers over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
• het testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
Wij nemen ook de nodige beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Wij willen dat binnen SEZO niet iedereen toegang heeft tot uw gegevens. De systemen waarin cliëntgegevens zijn opgeslagen zijn daarom alleen toegankelijk voor een beperkte groep medewerkers en vrijwilligers voor wie die toegang noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden.

Melding van een datalek

Wanneer het blijkt dat er een datalek is in verband met de bescherming van uw persoonsgegevens of wij vermoeden dat dit het geval is, moeten wij dit melden bij de AP. Als het datalek voor u mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, zullen wij u dat zo snel mogelijk laten weten.

Vertrouwelijkheid

Wij gaan ervan uit dat uw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Iedere medewerker en vrijwilliger van SEZO is daarom tot geheimhouding verplicht. Dat geldt eveneens voor anderen die door SEZO zijn ingehuurd of aangesteld om bepaalde werkzaamheden te verrichten. Personen die technische werkzaamheden op onze systemen uitvoeren, zijn ook gehouden tot geheimhouding. Kortom, iedereen die inzage kan hebben in uw gegevens is gehouden tot geheimhouding.

Hoe lang bewaart SEZO uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor die gegevens zijn verstrekt en dan wettelijk is toegestaan. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doeleinde verschillen.

Verstrekken van gegevens aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitdrukkelijk niet aan derden, tenzij met uw toestemming of tenzij die verstrekking noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van onze overeenkomst met u of het nakomen van een wettelijke verplichting.

Wij kunnen ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter of bij fraude of misbruik. Als daarvan sprake mocht zijn, verlenen wij die medewerking.

Doorgeven van gegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Wij zullen uw gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij daarvoor een modelovereenkomst is gesloten of wanneer u een verklaring hebt getekend, waarin u toestemming geeft voor die doorgifte.

Persoonlijk contact met SEZO

Veel contacten tussen u en ons verlopen telefonisch, via formulieren, de e-mail of social media. Persoonsgegevens die u daarbij doorgeeft leggen wij vast, als dat nodig is voor onze dienstverlening.

Op verschillende manieren contact

Steeds vaker hebben klanten via de e-mail of social media (Facebook en Twitter) contact met ons; ook sms en chatten worden gebruikt. Natuurlijk wordt ook nog veel informatie uitgewisseld met brieven en formulieren. Het initiatief om contact op te nemen kan van u komen maar ook van ons. De persoonsgegevens die u daarbij aan ons doorgeeft kunnen door ons worden verwerkt; onder meer om uw vragen te beantwoorden of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.

Bellen met SEZO

Als u ons belt of wij u bellen, kunnen wij het telefoongesprek opnemen. Dat doen wij om onze medewerkers te kunnen trainen, coachen en beoordelen en om de kwaliteit van onze dienstverlening te optimaliseren zodat wij u beter van dienst kunnen zijn.

Bezoek aan onze websites

Als u onze websites bezoekt, registeren wij uw IP-adres, bezoekgegevens en cookies. Hieronder leest u waarvoor wij deze gegevens gebruiken.

Op onze websites worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina’s. Met deze informatie kunnen wij de indeling op onze websites verder optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op onze websites te zetten. Zo kunnen wij onze dienstverlening verbeteren..

Wij maken op onze websites gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van onze websites wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen.

Met uw toestemming plaatsen wij “tracking cookies” op uw computer. Die cookies gebruiken wij om bij te houden welke pagina’s u bezoekt, om onze websites te verbeteren en zo onze dienstverlening te verbeteren.

Via onze websites wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers onze websites gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen, als Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven.

Rechten van Betrokkenen

Wanneer wij persoonsgegevens van u verwerken, hebt u volgens de geldende wetgeving bepaalde rechten. Die rechten lichten wij hieronder toe.

SEZO stelt u op de hoogte, als zij gegevens van u verwerkt

Wij verstrekken vóór het verwerken van uw gegevens informatie aan u over onze organisatie, de doelen waarvoor en de manieren waarop wij uw gegevens verwerken, de regels die daarop van toepassing zijn, de rechten die u hebt en hoe u daar invloed op kunt uitoefenen.

Die informatieverstrekking kan achterwege blijven, als u reeds op de hoogte bent van de verwerking van uw gegevens of als een mededeling aan u onmogelijk is of voor ons een onevenredige inspanning kost.

Recht op inzage

Bent u onze cliënt en wilt u zien welke gegevens van u bij ons bekend zijn? Dan kunt u gebruikmaken van uw ‘recht op inzage’; wij verzoeken u wel specifiek aan te geven welke persoonsgegevens u graag wenst in te zien.

Recht op wijziging

U hebt het recht om gegevens te laten wijzigen, mochten uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook hebt u het recht de gegevens te laten wijzigen, als de gegevens niet (meer) van belang zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken of als uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt.

Wij zullen de derde(n) die uw gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele wijziging, tenzij dit onmogelijk is of van ons onevenredig veel inspanning vraagt.

Recht op verwijdering

Daarnaast hebt u het recht om gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld als uw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben ontvangen, u bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. Wij kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat wij verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van u te bewaren.

Recht op beperking

Ook hebt u recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit recht houdt in dat wij uw gegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken of wijzigen. Daarvan kan sprake zijn, als u de juistheid van uw gegevens betwist, van mening bent dat uw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of dat uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt.

Recht van bezwaar

Tegen onze verwerking van uw gegevens kunt u bezwaar maken, als die gegevens worden gebruikt anders dan met uw toestemming of voor andere doeleinden dan noodzakelijk in het kader van onze overeenkomst met u of het nakomen van een wettelijke verplichting.

Recht op overdracht

Wanneer u zelf uw persoonsgegevens aan ons hebt verstrekt, hebt u in bepaalde gevallen het recht op overdracht van die gegevens. Dit houdt in dat wij uw gegevens op gestructureerde, gangbare en machine-leesbare wijze aan u zullen verstrekken, als u ons daarom vraagt.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u contact met ons opnemen via onze contactgegevens of ons een brief sturen (voorzien van uw naam, adres en telefoonnummer). Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.

Wij vragen u zich te legitimeren, aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Ongebruikelijke verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen wij afwijzen. Van ongebruikelijke verzoeken is bijvoorbeeld sprake, als u ons meer dan gemiddeld of noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.

Over deze Privacyverklaring

SEZO kan altijd deze Privacyverklaring wijzigen; de meest recente versie vindt u altijd op sezo.nl en de andere websites van SEZO.

Hebt u vragen of opmerkingen over onze Privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op:

SEZO
Ottho Heldringstraat 5
1066 AZ Amsterdam

Mei 2018